Circuito Administrativo: Tramitación y Archivo de Convenios en SUDOCU
Propósito del Instructivo
Este documento establece el procedimiento estandarizado para la creación, pase, intervención presupuestaria, dictamen, firma rectoral, ratificación por el Consejo Superior y archivo final de Expedientes de Convenio en el sistema SUDOCU.
1. Tramitación Previa: Convenios Iniciados en Facultad
Cuando la solicitud del convenio se origina en una Unidad Académica (Facultad), el trámite cumple una etapa preliminar antes de ser girado a la Secretaría de Integración y Cooperación (SIC) del Rectorado:
| Paso | Área Emisora | Acción en SUDOCU | Destino |
|---|---|---|---|
| F.1 | Mesa de Entradas Facultad | Recepciona la solicitud, crea una Nota e inicia el Expediente Digital | Secretaría de Extensión de la Facultad |
| F.2 | Secretaría de Extensión Facultad | Evalúa el proyecto de convenio, incorpora aval y remite | Decanato |
| F.3 | Decanato | Autoriza la tramitación del convenio y devuelve las actuaciones | Mesa de Entradas Facultad |
| F.4 | Mesa de Entradas Facultad | Efectúa el pase interinstitucional hacia el Rectorado | Secretaría de Integración y Cooperación (Rectorado) |
2. Circuito Principal de Convenios (Rectorado)
| Paso | Área Emisora / Origen | Acción Administrativa / Tarea | Área Receptora / Destino |
|---|---|---|---|
| 1 | Mesa de Entradas Rectorado | Ingreso de Solicitud (o recepción desde Facultad) y caratulado | Mesa de Entradas Rectorado |
| 2 | Mesa de Entradas Rectorado | Remisión del Expediente para evaluación técnica preliminar | Secretaría de Integración y Cooperación (SIC) |
| 3 | Secretaría de Integración y Cooperación | Remisión para conocimiento y toma de razón por la autoridad | Secretaría Privada |
| 4 | Secretaría Privada | Remisión con la instrucción de dar inicio a la tramitación formal | Secretaría de Integración y Cooperación (SIC) |
| 5 | Secretaría de Integración y Cooperación | Envío del expediente para la confección del dictamen jurídico | Secretaría Jurídica |
| 6A | Secretaría Jurídica | Ruta Estándar: Adjunta Dictamen firmado y remite el expediente | Secretaría de Integración y Cooperación (SIC) |
| 6B | Secretaría Jurídica | Ruta Económica (Con erogación): Remite para evaluación financiera | Secretaría Económica Financiera |
| 6C | Secretaría Económica Financiera | Adjunta informe de disponibilidad presupuestaria y remite | Secretaría de Integración y Cooperación (SIC) |
| 7 | Secretaría de Integración y Cooperación | Informa estado completo y remite expediente listo para firma | Secretaría Privada |
| 8 | Secretaría Privada | Suscripción/Firma del Convenio por el Rector y devolución | Secretaría de Integración y Cooperación (SIC) |
| 9 | Secretaría de Integración y Cooperación | Remisión para tratamiento | Consejo Superior |
| 10 | Consejo Superior | Emisión de Ordenanza/Resolución de ratificación y devolución | Secretaría de Integración y Cooperación (SIC) |
| 11 | Secretaría de Integración y Cooperación | Guarda definitiva del trámite mediante la función de Archivo | Archivo Definitivo (SUDOCU) |
3. Especificaciones Operativas en SUDOCU
Etapa Preliminar: Convenios Iniciados en Facultad
- Ingreso y nota en Facultad: Al recepcionar la Solicitud de Convenio, la Mesa de Entradas de la Facultad iniciará un Nuevo Documento generando una Nota.
- Remisión a Extensión: Hacer clic en la opción Remitir, seleccionar en Área de destino a la Secretaría de Extensión de la Facultad y enviar para su evaluación técnica.
- Aval y pase a Decanato: La Secretaría de Extensión evaluará el proyecto, incorporará su informe/aval y seleccionará Remitir con destino al Decanato.
- Autorización e inicio institucional: Decanato autorizará el trámite e incorporará la resolución/disposición si corresponde. Posteriormente, remitirá el expediente a la Mesa de Entradas de la Facultad.
- Pase Interinstitucional a Rectorado: Desde la Mesa de Entradas de la Facultad se seleccionará la opción Remitir, eligiendo en Área de destino a la Secretaría de Integración y Cooperación (SIC) de Rectorado.
Pasos 1 y 2: Ingreso y Primera Remisión (Mesa de Entradas Rectorado)
- Ingreso del trámite: Al recepcionar la Solicitud de Convenio (o al recibir el expediente derivado desde una Facultad), Mesa de Entradas iniciará un Nuevo Documento seleccionando la opción Expediente Digital.
- Caratulación: Completar la fecha, definir la visibilidad (Público / Privado) y registrar en el Título las palabras clave asociadas al convenio (ej. SOLICITUD CONVENIO MARCO - ENTIDAD X).
- Pase inicial: Una vez generado el expediente, hacer clic en el ícono Remitir, seleccionar en el campo Área de destino a la Secretaría de Integración y Cooperación y confirmar el envío.
Pasos 3 y 4: Toma de Razón e Inicio Formal (Secretaría Privada)
- Circulación a Privada: La Secretaría de Integración y Cooperación toma conocimiento y selecciona Remitir hacia la Secretaría Privada.
- Instrucción de inicio: Secretaría Privada evalúa el requerimiento y remite nuevamente el expediente a la Secretaría de Integración y Cooperación, especificando en el motivo de pase la instrucción de dar inicio formal a la gestión técnico-administrativa.
Pasos 5 y 6: Dictamen Jurídico e Intervención Financiera
- Envío a Jurídica: La Secretaría de Integración y Cooperación selecciona la opción Remitir con destino a la Secretaría Jurídica.
- Generación e incorporación del Dictamen:
- Secretaría Jurídica crea una nueva Nota/Dictamen (o utiliza la opción Importación express si la pieza proviene de un archivo externo Word/PDF).
- El documento es firmado mediante AUTORIZAR o Firma con token USB, según corresponda.
- En la sección Incorporar en, presionar SELECCIONAR y elegir el Expediente de Convenio en trámite.
- Ruta de derivación según compromiso presupuestario:
- Caso A (Sin erogación económica): Con el Dictamen debidamente anexionado, Secretaría Jurídica selecciona la opción Remitir directamente a la Secretaría de Integración y Cooperación.
- Caso B (Con erogación económica / fondos): Secretaría Jurídica selecciona Remitir con destino a la Secretaría Económica Financiera. Esta área elaborará e incorporará el informe de disponibilidad presupuestaria correspondiente y, cumplimentado esto, seleccionará la opción Remitir hacia la Secretaría de Integración y Cooperación.
Pasos 7 y 8: Firma Rectoral (Secretaría Privada)
- Estado del trámite: La Secretaría de Integración y Cooperación verifica la correcta incorporación de las actuaciones (dictamen legal e informe financiero, si aplicare) y elabora la providencia de pase.
- Remisión a Rectorado: Hacer clic en Remitir y seleccionar como destino a la Secretaría Privada.
- Suscripción y devolución: El Señor Rector procede a la firma digital/suscripción del Convenio. Concluido el acto, Secretaría Privada selecciona la opción Remitir devolviendo el expediente a la Secretaría de Integración y Cooperación.
Pasos 9 y 10: Tratamiento y Ratificación por el Consejo Superior
- Remisión a Consejo Superior: Tras recibir el convenio firmado desde Secretaría Privada, la Secretaría de Integración y Cooperación hace clic en Remitir y selecciona como destino al Consejo Superior para su tratamiento.
- Tratamiento y Ordenanza/Resolución: El Consejo Superior trata el expediente, elabora e incorpora la norma técnica de ratificación (Resolución u Ordenanza de Consejo Superior) debidamente autorizada/firmada.
- Devolución a la SIC: Cumplimentada la ratificación, el operador del Consejo Superior selecciona Remitir para devolver el expediente a la Secretaría de Integración y Cooperación.
Paso 11: Guarda Definitiva y Archivo del Expediente
- Recepción final: La Secretaría de Integración y Cooperación recepciona el expediente con el convenio firmado y su correspondiente ratificación por Consejo Superior.
- Procedimiento en SUDOCU: Seleccionar el expediente en la bandeja de gestión, presionar el menú de opciones avanzadas y hacer clic en la opción Archivar.
nota
La acción de archivar concluye formalmente el ciclo de vida del expediente digital en el sistema, enviándolo a la bandeja de trámites archivados y conservando la trazabilidad completa e inalterable de todas las firmas, notas, dictámenes, resoluciones de ratificación y pases registrados.